Ing. Jan Van Dyck

Zaakvoerder

uitvinder KookeenY methodiek

KookeenY is het methodiek ontwikkeld door ingenieur Jan Van Dyck. Het is een product gebaseerd op ervaring, reflectie en studie. Ervaring opgedaan in verschillende posities,  verschillende technische en niet technische omgevingen, reflectie over wat lukt en niet lukt, en studie over mensen. Wat ze doen en waarom ze dat doen.

Een KMO in problemen.

Mijn eerste ervaring deed ik op als zaakvoerder van een bedrijf in moeilijkheden.

Na mijn legerdienst dwong de gezondheidstoestand van mijn vader mij in versneld tempo het familiebedrijf over te nemen.  En dat was niet simpel.  Het bedrijf had zwaar geïnvesteerd in een tweede vestiging. Om het bedrijf rendabel te maken moest de omzet verdubbelen. En dat op het moment dat de financiering onder druk stond.

Financieel kregen we het plaatje nooit kloppend, zodat we uiteindelijk de boeken moesten neerleggen. Als bedrijf waren we er nooit in geslaagd de omzet en de marge voldoende hoog te krijgen en op die manier voldoende financiële ruimte te creëren. De financiering van een bedrijf met problemen en een beperkte marge is een voortdurende bezorgdheid.

Tien jaar zaakvoerder van een bedrijf in de problemen brengt je wel het één en ander bij over flexibiliteit. Mensen bij elkaar houden in moeilijke omstandigheden, zoeken naar continue verbetering met weinig middelen, en de continue confrontatie met de gevolgen van acties en handelingen. Je wordt ook geconfronteerd met je beperkingen en heel moe als je niet van tijd tot tijd een succesje kan vieren.

Ik bleef achter met een hoop vragen. Wat kan ik? Wat heb ik goed gedaan? Wat heb ik niet goed gedaan? Wat wil ik en wat wil ik absoluut niet? Wat is de plaats van toeval? Wat is het verschil tussen een duwtje in de goede of de verkeerde richting?

Wat had ik goed gedaan? Ondanks de continue druk had ik het al bij al bijna tien jaar volgehouden. Het bedrijf was, ondanks de voortdurende financiële problematiek bij elkaar gebleven. Machines die we ontworpen en gebouwd hadden, werkten naar behoren. Personeel en klanten waren gebleven, meer dan 90% van de openstaande vorderingen werden gerealiseerd. Het bedrijf was voor iemand anders aantrekkelijk genoeg om door te starten.

De balans

De analyse van wat er gebeurd was, waarom het fout gegaan was, was me toen nog niet zo klaar als vandaag.

Vandaag kan ik de analyse maken van mijn rol vertrekkende van één van mijn tools. Een ondernemer moet volgens één van mijn eigen modellen vier functies combineren: ziener, leider, meester en manager.

Als ziener had ik een gevoel gehad waar het naartoe moest. Een kijk ontwikkeld die duidelijk genoeg was om die aan anderen mee te delen en er klanten, personeel, leveranciers en tot op zekere hoogte financiers mee te overtuigen. Het doel was een bedrijf dat in staat was op korte tijd prototypes van machines te ontwikkelen en te bouwen. De synergie tussen ontwerp en bouwen optimaliseren. Een IWT-project rond een gepatenteerde recht en nauwkeurig snijdende plasmabrander zou een soort van ‘officiële stempel van goedkeuring betekenen’.

Als leider was ik erin geslaagd de boel bij elkaar te houden. Mensen bleven en geloofden in de waarde van het bedrijf en zijn producten. Mijn manier van mensen benaderen had zeker zijn sterke kanten .

Als meester kwam ik op zakelijk en organisatorisch gebied te kort. Ik genoot er geen opleiding voor en had er geen ervaring mee. Ik kon het ook niet van iemand anders leren. Als ontwerper, projectleider en technieker had ik een aantal mooie projecten gerealiseerd. Daar had ik wel meesterschap getoond.

Als manager was ik er niet in geslaagd om op een juiste en exacte manier controle uit te oefenen op de processen en deze te stroomlijnen zodat ze voldoende marge met zich meebrachten. Ik had de informatie wel bereikbaar gemaakt en gestructureerd maar onvoldoende tijd gestoken in interpretatie en sturing.  Ik had als manager ook de lijnen naar mijn visie niet concreet en optimaal uitgetekend. Verder kon ik bij gebrek aan ervaring onvoldoende bepalen hoeveel rek er op bepaalde processen zat. Soms lag de focus verkeerd. Daardoor gingen de beperkte middelen niet altijd naar de juiste projecten. Dat is denk ik het fatale probleem geweest.

Een nieuw begin

Wat je nog hebt is het sociaal weefsel dat je hebt opgebouwd. Een paar vrienden vroegen of we financieel verder konden. Onze voormalige magazijnier Luc had nog een auto, een Ford Escort in de garage staan die we kregen.

Op een Plato project had ik Francis Van Bellen, de vroegere plantmanager van Umicore Hoboken, leren kennen. Het klikte op persoonlijk vlak en dus hadden we ook na het project contact gehouden. Ik wist dat Umicore regelmatig op zoek was naar ingenieurs. Ik had dringend een job nodig en belde hem op. Ik legde hem de situatie uit en hij zou me terugbellen. Hij belde een beetje later, tot mijn verbazing, echt terug en vertelde dat ze voor een project op zoek waren naar een freelance Claim Manager. Als ik interesse had moest ik contact opnemen met de constructie manager, Freddy Audenaert.

Netjes in het pak, mijn enige kostuum, was ik op weg naar mijn eerste sollicitatiegesprek ooit. Een strook kasseien was te veel voor de uitlaat van mijn Escort. De uitlaat van de auto ging plots een eigen leven leiden. Dankzij een noodherstelling met een stuk ijzerdraad was ik een beetje zenuwachtiger dan anders, maar ik was nog net op tijd op de afspraak. Wat ik vertelde was blijkbaar overtuigend genoeg want ik kreeg de job! Een maand later kon ik starten.

Een job, een lening van een vriendin, de hulp van 2 andere vrienden en een huurhuis in Ranst waren de componenten van een nieuwe start.

Umicore: een multinational in volle ontwikkeling

Eindelijk tijd om te bekijken hoe het er elders aan toe ging. De aanbieding om bij Umicore Hoboken als Claim Manager het LEW Project (Loging en elektrowinning, het scheiden van koper van de edeler fracties) op te volgen was voor mij ideaal. Mijn rol als Claim Manager moest  binnen de ethiek van het bedrijf passen. De algemene strekking is er één van fair play. Umicore wil graag betalen voor wat ze besteld en gekregen hebben en ze willen ook liefst krijgen waarvoor ze betalen. Als Claim Manager wordt je bij veel zaken betrokken en zo was dit een gelegenheid om zonder eindverantwoordelijkheid een kijk te krijgen op de interne keuken van een groot project bij een kleine multinational. Een multinational die op dat moment een behoorlijke heroriëntering aan het afronden was. Die van een grote statische vervuiler, geworteld in de mijnbouw, naar één van de duurzaamste ondernemingen op alle vlakken ter wereld. En ze menen dat daar ook.

Alle fair play en duurzaamheid ten spijt, liep ook daar alles niet van een leien dakje. Met mijn KMO-achtergrond kon ik de samenhang tussen het operationele, het administratieve en het financiële goed vatten. Het optimaliseren van processen binnen een afdeling en het overdragen van het resultaat van een proces van de ene afdeling naar de andere was ook in die omgeving een allesbehalve eenvoudige opdracht. De muren tussen twee afdelingen binnen een groot bedrijf zijn soms nog een stuk hoger dan tussen twee specialisten in een klein bedrijf. Dat was mijn job niet maar ik werd wel geconfronteerd met de gevolgen waar dit niet goed liep. Het was mijn job dat terug recht te trekken. Het project werd afgesloten met een paar kleine wederzijdse claims. Een vermeden claim is een goeie claim. En vooral, een aantal mensen waaronder ikzelf,  zetten door dit project een volgende stap in het beheren van een groot project. En ze hadden er uit geleerd.

Vermits Umicore Hoboken de volgende tien jaar het ene grote project na het andere zou realiseren kwam die kennis van pas. Een groot deel van dat traject heb ik kunnen delen. Een paar jaar na het LEW-project belde men mij of ik interesse had om hun volgende grote concept, het Pint-project, te leiden als Constructiemanager. Verantwoordelijk voor de coördinatie tussen alle betrokken partijen voor de realisatie. Bouwheer, studiebureau, architect, aannemers. En dat voor een groot en multidisciplinair project. Het vervolg van een fijne samenwerking die tot vandaag verder duurt.

Andere opdrachten

Door mijn opdrachten bij Umicore , had ik de brug kunnen slaan tussen een groot en klein bedrijf. En zo kon ik mijn technische en management KMO ervaring aanbieden binnen grotere bedrijven, technische diensten, het begeleiden van projecten en stilstanden.

Opdrachten voor LVM, een dochter van Tessenderlo Chemie (nu een onderdeel van Ineos), Biffa Special Waste (nu een onderdeel van Veolia), UCB en Nitto Denko volgden. Elke keer andere opdrachten, andere organisaties en andere mensen. En meestal dezelfde problemen.

Hoe maken we als groep in een variabele omgeving zo efficiënt mogelijk gebruik van onze beperkte middelen qua tijd, budget en meesterschap?

KookeenY

Een zevental jaren geleden vroeg één van mijn opdrachtgevers die me had gevolgd voor een paar verschillende opdrachten wat ik juist deed en of ik het iemand anders kon leren. Want wat ik deed, scheen altijd te lukken. Het was hem opgevallen dat hij me in de meest verschillende opdrachten kon droppen met goede resultaten.

Ik kreeg de gelegenheid organisaties te bekijken als bedrijfsleider, manager, maar ben ook heel dicht bij het operationele betrokken. Ik heb de sterke en zwakke punten van kleine en grote organisaties ervaren en met veel verschillende mensen in verschillende omstandigheden samengewerkt. Ik heb leiding kunnen geven en leiding kunnen ervaren, en zo aan den lijve ondervonden wat stimuleert en frustreert. Ik heb ook steeds onmiddellijke feedback gehad over het resultaat van mijn acties. Die feedback is zeer belangrijk voor het leerproces.

KookeenY is de neerslag van dit leerproces. Als ingenieur probeer je te vatten hoe je systemen kan beïnvloeden. Daarvoor moet je begrijpen wat essentieel is in het systeem. Rond het begrip van die essentie bouw je modellen op.  Met die modellen kan je experimenteren. Mijn ervaring heb ik samengevat in de modellen mens, interactie, proces en ondernemerschap.

Het succes van een organisatie wordt bepaald door de manier waarop ondernemerschap, processen, individuele mensen en de interactie van de groep op elkaar inwerken. Met KookeenY kan je dat sturen.